ما هي خطة استمرارية العمل
ما هي خطة استمرارية العمل
ما هي خطة استمرارية العمل ، عندما تعاني شركة أو مؤسسة من اضطراب في العمل دون خطة مسبقة ، فإنها ستؤدي بلا شك إلى نقص في الإيرادات وبالتالي وجود تكاليف إضافية تقلل من الأرباح وتهدر الأموال في وقت واحد عندما لا يتمكن التأمين من تغطية جميع التكاليف أو عندما لا تستطيع الشركة بسهولة تعويض العملاء الذين سيخسرون وهنا تكمن أهمية خطة استمرارية الأعمال الضرورية أثناء التطوير المستمر ، وفي هذا المقال يراجع موقع ارشيف تعرف على هذه الخطة وخطوات تنفيذها بالاضافة تعارفنا على اهمية استمرارية العمل وتعرفنا ايضا على شهادة استمرارية العمل وكذلك استمرارية العمل بالانجليزي.
شاهد أيضا: ما معنى رد فائض اكتتاب
خطة استمرارية العمل
خطة استمرارية العمل هي وثيقة أو وثيقة تحدد كيفية عمل الشركة في حالة الطوارئ غير المخطط لها ، مثل الانخفاض المفاجئ في الإيرادات أو أي خطر ينشأ. على استعداد للتعامل مع حالات الطوارئ هذه وهو أكثر شمولاً من خطط التعافي من الكوارث لأنه يضمن التعامل مع حالات الطوارئ والمخاطر أولاً لتقليل الخسائر المحتملة ثم تنفيذ خطة التعافي التي تغطي جميع جوانب الأعمال التي قد تتأثر.
عناصر خطة استمرارية الأعمال
قبل أن ندخل في تفاصيل تطوير خطة استمرارية الأعمال ، من المهم ملاحظة أن هناك عناصر أساسية يجب أن تكون في مكانها الصحيح ولعل أهم هذه العناصر هو خطة التعافي من الكوارث التي تشير إلى الاستراتيجية التي سيتم تنفيذها يتم قبوله بعد حدوث بعض الاضطرابات ، مثل فقدان أو انقطاع الشبكات والخوادم. إيقاف أجهزة الشركة وبياناتها والجوانب الرئيسية الأخرى لذلك ، مثل وجود أدوات النسخ الاحتياطي للبيانات ذات الأولوية والتوافر العالي ، وحتى الوصول إلى التفاصيل المهمة للشركة. وجود أي أعطال طارئة.
إعداد خطة استمرارية الأعمال في الشركات
في أوائل السبعينيات. ثم بدأت المؤسسات المالية ، وخاصة البنوك وشركات التأمين ، في وضع خطط استمرارية الأعمال التي كانت تقتصر على التعافي من الكوارث المحتملة ، خاصة وأن مجال إدارة الأموال كان دائمًا خاضعًا لذلك ، وكان على هذه المؤسسات الاستثمار في مواقع بديلة ثم تخزينها بياناتهم في النسخ الاحتياطية عن بعد ومحمية ومع مرور الوقت أصبحت خطة استمرارية الأعمال أكثر شمولاً لأنه بدون هذه الخطة ستفقد الشركات عملائها وميزة تنافسية.
تأثير البيانات على تخطيط استمرارية الأعمال
مع ظهور عصر الإنترنت والثورة التكنولوجية الهائلة التي أدت إلى زيادة هائلة في حجم البيانات ؛ يتمثل الاستخدام الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال في حماية بيانات الشركة من الكوارث المحتملة مثل فقدان البيانات أو الاختراق الإلكتروني بأقوى وسائل الحماية ، وبالتالي تدرك المؤسسات تمامًا أهمية وضع خطة قوية لاستمرارية الأعمال الخطة هي أولوية قصوى.
خطوات إنشاء خطة استمرارية الأعمال
تتطلب خطة استمرارية الأعمال الكثير من الوقت والجهد ، كما أنه من الضروري دراسة المشروع نفسه حتى لا تتعرض منظمة الأعمال لأية مخاطر تهدد وجودها أو تزيد من خسائرها فيما يلي خطوات واضحة لمساعدتك على التنفيذ لمؤسستك:
تشكيل فريق خاص لإدارة استمرارية الأعمال
الشركات التي تعرف المعنى الحقيقي للجودة إلى حد تكريس قسم وفريق مخصص لها هي تلك التي تدرك أهمية توفير ميزانية مخصصة للفريق المكلف بمتابعة خطة استمرارية الأعمال والاستعداد لأي حالات طارئة. أو الكوارث ، والخطوات التالية ، والإطار الزمني ، وجهات الاتصال ، والمعلومات ، إلخ تكمن قوة المؤسسة في احتواء معلومات موظفيها مثل جهات الاتصال والأسماء والعناوين وأرقام الهواتف ، بحيث إذا كانت الشركة غير قادرة على بناء فريق ، فيمكنها توجيه موظفيها باستمرار لمعرفة أدوارهم ومسؤولياتهم وما هو متوقع منهم في حالة وجود خطر.
تحديد أهداف وغايات الخطة
في حين أن الغرض الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال هو دائمًا حماية المعلومات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات والتعامل مع الكوارث المحتملة في هذا المجال ، يجب أن تكون أكثر شمولاً وتشمل جميع الوظائف المهمة مثل الموارد البشرية والعلاقات العامة. لأنها كوارث من مصادر أخرى ، مثل خطأ غير متوقع أو خرق للعلاقة مع العملاء الكرام ، والاستعداد لكل ذلك يضمن استمرارية العمليات التجارية.
إجراء تقييم مخاطر الهيئة وتحليل تأثير الأعمال BIA
يشير هذا الجزء المهم من الخطة إلى دراسة المخاطر المحتملة لكل مشروع تبدأ الشركة في تنفيذه أو تطويره ، حتى بالنسبة للمهام والأعمال القائمة ، وخاصة الأنشطة التجارية.الخسائر أو المخاطر التي قد تحدث نتيجة والنسبة المئوية. احتمال حدوثها.
إدارة المخزون واستمرارية التوريد
لا يمكن للمؤسسة أن تنتظر اللحظة التي تفاجأ فيها بنقص منتج معين أو نقص في مستودعاتها ، بل يجب أن تكون مستعدة لمثل هذه المشاكل من خلال التفكير فيما يجب القيام به عند مواجهة نقص في المخزون. فقط بسبب ضعف الإنتاج ، ولكن يمكن أن تكون الأسباب خارجية ، مثل تلف المنتج أو تفشي المرض ، لذا فإن السؤال عما إذا كان لديك خطة للتعامل مع المخزون المنخفض وما إذا كان لديك مخزون كافٍ يجب الإجابة عليه بأكبر قدر ممكن.
إدارة مهام التجارة الإلكترونية
اليوم ، فوائد التجارة الإلكترونية لا حصر لها ، وبالتالي من المهم أن تأخذ خطة استمرارية عملك في الاعتبار كيفية التعامل مع تدفق العملاء ، خاصة عندما يكون هناك زيادة في العرض والطلب ، وكذلك العملاء الأقوياء. الأمن السيبراني ونسخ البيانات احتياطيًا ضد أي انتهاكات.
الحفاظ على خدمة العملاء
في أي حالة أزمة أو مشكلة داخلية ، من المهم كيف تتعامل الشركة مع عملائها بشفافية وتعاطف وتأييد قوي ، لأن الاحتفاظ بالعملاء سيلعب دورًا مهمًا في التعافي السريع.
تنفيذ استراتيجيات الطوارئ
عندما تتعرض شركة أو منظمة لكارثة وخسائر مالية شديدة ، ستكون خطة استمرارية الأعمال هي الطريقة الرئيسية التي ستحاول الشركة من خلالها إصلاح الموقف وفي هذه الحالة ، يتم اختبار المهنية الإدارية ، لأن معظم الشركات التي ليس لديها استراتيجية جيدة سوف تلجأ لأبسط الحلول بالنسبة لهم ، وهو عبارة عن سلسلة من عمليات التسريح ، ويمكن أن يؤدي هذا الحل – وعادةً ما يؤدي – إلى فقدان عملاء الشركة. ستكون ثقة موظفيها تحت ضغط مضاعف.
مراجعة الخطة وتدريب الموظفين
من المهم المراجعة المستمرة لخطة استمرارية الأعمال في أي وقت وإجراء تحسينات مقترحة ، لأن معظم الشركات ، وخاصة الشركات الكبيرة ، تختبر خططها لتحديد الفجوات ، وتدريب الموظفين ليس الهدف الوحيد لتحسين الأعمال الإنتاجية ، بل تزويدهم بالقدرة على التعامل مع الأزمات التي قد تتعرض لها الشركة.
أهمية خطة استمرارية الأعمال
إلى جانب كل الفوائد التي تجلبها هذه التقنية الضخمة مع تطبيقاتها ، هناك أيضًا جانب سلبي يجب مراعاته ، وهو زيادة احتمالية المخاطرة ، وأكثرها شيوعًا هو الاختراق الإلكتروني الذي يتسبب في خسارة الشركة. في هذه الفترة أو الفترة الحالية ، عندما تضطر الشركات الكبيرة إلى الإغلاق أو الدخول في ركود عند حدوث أزمات مالية ، تدل على خطورة القضية ، فقدان الدخل وارتفاع التكاليف ونقص التمويل الربح هو شيء يجب النظر إليه لأن التأمين وحده لن يغطي كل هذه الخسائر.
اقرأ أيضًا: صلاحيات مدير المدرسة
بهذا نصل إلى ختام مقالنا عبر موقع ارشيف بعنوان ما هي خطة استمرارية العمل ، والذي استعرضنا فيه بشكل مفصل تعريف خطة استمرارية العمل وعناصرها والخطوات الأساسية لتنفيذها، وتلك الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار بالنسبة للشركات الصغرى والكبرى، ثم انتهينا بأهمية الخطة في كونها عنصر ضروري لأي مؤسسة.
